PANDUAN ADMINISTRATOR

Cara Mengaktifkan POP3 dan
IMAP

Zoho Mail Admin Console – Domain mattroy.id

Keterangan

Isi

Dokumen

Panduan Admin

Ditujukan untuk

Administrator Zoho Mail

Platform

Zoho Mail (Admin Console)

Domain

mattroy.id

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 1

1. Pendahuluan

POP3
dan
IMAP
adalah
dua
protokol
yang
dipakai
aplikasi
email
(seperti
Outlook,
Thunderbird, atau aplikasi email di HP) untuk mengambil email dari server Zoho Mail. Agar
user dapat memakai email Zoho di aplikasi tersebut, administrator perlu mengaktifkan layanan
POP dan/atau IMAP untuk user yang bersangkutan.

Panduan
ini
menjelaskan
perbedaan
POP3
dan
IMAP,
serta
cara
mengaktifkannya
lewat
menu Mailbox Actions di Admin Console.

1.1 Prasyarat

1.2 Ringkasan Langkah

No

Langkah

Keterangan singkat

1

Masuk (Sign in)

Login ke Zoho Mail memakai akun admin

2

Buka menu Users

Lihat daftar user di Admin Console

3

Pilih user

Klik nama user yang akan diatur

4

Buka Mailbox Actions

Mailbox Settings lalu Mailbox Actions

5

Aktifkan POP Access

Geser tombol POP ACCESS lalu klik Update

6

Aktifkan IMAP Access

Geser tombol IMAP ACCESS

7

Verifikasi

Pastikan tombol berwarna biru (aktif)

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 2

2. Perbedaan POP3 dan IMAP

Keduanya sama-sama dipakai untuk menerima email di aplikasi. Perbedaan utamanya ada
pada cara email disimpan dan disinkronkan.

Aspek

POP3

IMAP

Cara kerja

Mengunduh email dari server ke
perangkat.

Menampilkan dan menyinkronkan
email langsung dengan server.

Lokasi email

Utamanya tersimpan di perangkat
yang mengunduh.

Tetap
tersimpan
di
server,
perangkat hanya menampilkan.

Banyak perangkat

Kurang cocok. Email yang sudah
diunduh
ke
satu
perangkat
tidak
otomatis
muncul
di
perangkat
lain.

Sangat
cocok.
HP,
laptop,
dan
webmail
menampilkan
isi
yang
sama.

Status baca / hapus /
folder

Perubahan di aplikasi tidak selalu
tercermin di server.

Dibaca,
dihapus,
dipindah
ke
folder:
semuanya
tersinkron
di
semua perangkat.

Penggunaan
penyimpanan server

Hemat,
karena
email
dapat
dihapus
dari
server
setelah
diunduh.

Lebih besar, karena email tetap di
server.

Akses tanpa internet

Email yang sudah diunduh dapat
dibaca offline.

Memerlukan
internet,
kecuali
email sudah di-cache aplikasi.

Cocok untuk

Satu
perangkat
tetap
dan
ingin
menyimpan email lokal.

Pengguna
yang
memakai
lebih
dari satu perangkat.

Rekomendasi

Untuk kebanyakan user, aktifkan IMAP karena email tetap rapi dan sama di semua perangkat.

Aktifkan POP hanya jika user memang membutuhkan email diunduh ke satu komputer atau
aplikasi tertentu.

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 3
Screenshot 1 Screenshot langkah 1

3. Langkah-Langkah Mengaktifkan POP3 dan IMAP

Langkah 1 – Masuk (Sign in) ke Zoho

  1. 1.
    Buka halaman login Zoho melalui browser.
  2. 2.
    Pada kolom
    Email address or mobile number
    , ketik alamat email akun administrator
    Anda.
  3. 3.
    Klik
    tombol
    Next
    ,
    lalu
    masukkan
    password
    dan
    selesaikan
    verifikasi
    jika
    diminta
    (misalnya OTP / OneAuth).

Gambar 1. Halaman Sign in Zoho (kolom email dan tombol Next ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 4
Screenshot 2 Screenshot langkah 2

Langkah 2 – Buka Menu Users

  1. 1.
    Setelah berhasil masuk, buka
    Admin Console
    Zoho Mail.
  2. 2.
    Pada menu di sisi kiri, klik
    Users
    .
  3. 3.
    Halaman
    “Zoho
    Mail
    Users”
    menampilkan
    daftar
    semua
    user.
    Bila
    daftar
    panjang,
    gunakan kolom
    Search
    di bagian atas untuk mencari user.

Langkah 3 – Pilih User

  1. 1.
    Cari user yang akan diaktifkan POP/IMAP-nya pada daftar (contoh: Heppy).
  2. 2.
    Klik
    nama user
    tersebut untuk membuka halaman detailnya.

Gambar 2. Daftar user (menu Users, kolom Search, dan contoh nama user yang diklik ditandai kotak
merah)

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 5
Screenshot 3 Screenshot langkah 3

Halaman detail user akan terbuka. Di bagian atas menu kiri tertera nama dan alamat email
user. Pastikan itu user yang benar.

Langkah 4 – Buka Mailbox Settings > Mailbox Actions

  1. 1.
    Pada menu di sebelah kiri halaman detail user, klik
    Mailbox Settings
    .
  2. 2.
    Beberapa submenu akan terbuka. Klik
    Mailbox Actions
    .

Gambar 3. Halaman detail user (nama user dan menu Mailbox Settings ditandai kotak merah)

Submenu yang tersedia di dalam Mailbox Settings:

Submenu

Fungsi

Email Alias

Menambah nama alias untuk alamat email user.

Email Forwarding

Meneruskan email user ke alamat lain.

Email Policy

Aturan kebijakan email untuk user.

Delegated to

Memberi akses kotak surat user kepada orang lain.

Mailbox Actions

Mengaktifkan atau menonaktifkan layanan seperti POP, IMAP,
dan ActiveSync (dipakai pada panduan ini).

Out of Office

Pesan balasan otomatis saat user tidak di tempat.

Signature

Tanda tangan email.

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 6
Screenshot 4 Screenshot langkah 4

Halaman
Mailbox
Actions
akan
terbuka.
Di
sini
Anda
dapat
mengaktifkan
atau
menonaktifkan
layanan
tertentu
untuk
satu
user.
Setiap
layanan
memiliki
tombol
geser
(toggle): biru berarti aktif, abu-abu berarti nonaktif.

Gambar
4.
Halaman
Mailbox
Actions
(menu,
tombol
POP
ACCESS,
tombol
Update,
dan
IMAP
ACCESS ditandai kotak merah)

Layanan

Fungsi

INCOMING

Mengizinkan user menerima email.

OUTGOING

Mengizinkan user mengirim email.

SPAM CHECK

Pemeriksaan spam pada email.

QUARANTINE CHECK

Pemeriksaan karantina email.

POP ACCESS

Mengizinkan akses email lewat protokol POP3.

IMAP ACCESS

Mengizinkan akses email lewat protokol IMAP.

ACTIVESYNC

Sinkronisasi
email
dengan
perangkat
mobile
memakai
ActiveSync.

Catatan

Pada Gambar 4, POP ACCESS sudah aktif sedangkan IMAP ACCESS dan ACTIVESYNC
masih nonaktif (abu-abu). Kondisi awal tiap akun bisa berbeda.

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 7

Langkah 5 – Aktifkan POP Access

  1. 1.
    Pada bagian
    POP ACCESS
    , geser tombol ke kanan hingga berwarna biru.
  2. 2.
    Bagian pengaturan akan terbuka dengan tulisan
    Enable POP access for
    . Pilih salah
    satu:

Pilihan

Artinya

All emails in the account

Aplikasi POP dapat mengunduh semua email yang ada
di akun (pilihan bawaan).

Emails
received
after
the
selected
date

Aplikasi
POP
hanya
mengunduh
email
yang
diterima
setelah tanggal yang dipilih.

  1. 3.
    Klik
    tombol
    Update
    untuk
    menyimpan
    pilihan.
    Tombol
    ini
    akan
    aktif
    setelah
    ada
    perubahan.

Langkah 6 – Aktifkan IMAP Access

  1. 1.
    Pada halaman yang sama, cari bagian
    IMAP ACCESS
    (di bawah POP ACCESS). Jika
    perlu, gulir halaman ke bawah.
  2. 2.
    Geser tombol IMAP ACCESS ke kanan hingga berwarna biru.
  3. 3.
    Jika muncul pengaturan tambahan atau tombol Update/Save, pilih sesuai kebutuhan
    lalu simpan.

Penting

Tidak ada keharusan mengaktifkan keduanya. Aktifkan hanya protokol yang dibutuhkan user.
Layanan yang tidak dipakai sebaiknya dibiarkan nonaktif demi keamanan.

Langkah 7 – Pastikan Pengaturan Aktif

  1. 1.
    Periksa bahwa tombol
    POP ACCESS
    dan/atau
    IMAP ACCESS
    sudah berwarna biru.
  2. 2.
    Minta user mencoba menghubungkan akun ke aplikasi email (lihat bagian Pengaturan
    Server).
  3. 3.
    Jika koneksi gagal, lihat bagian Pemecahan Masalah.

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 8

4. Pengaturan Server untuk Aplikasi Email

Setelah
layanan
diaktifkan,
user
perlu
memasukkan
pengaturan
server
berikut
di
aplikasi
email mereka. Nama pengguna adalah alamat email lengkap (contoh: budi@mattroy.id) dan
passwordnya sama dengan password akun Zoho.

Pengaturan

Server

Port

Keamanan

IMAP (menerima)

imappro.zoho.com

993

SSL

POP3 (menerima)

poppro.zoho.com

995

SSL

SMTP (mengirim)

smtp.zoho.com

465 atau 587

SSL
(465)
atau
TLS
(587)

Catatan

Nama
server
di
atas
berlaku
untuk
user
dengan
alamat
email
domain
sendiri
(seperti
@mattroy.id) pada data center zoho.com. Jika akun Anda berada di data center lain (misalnya
.eu, .in, atau .com.au), akhiran nama servernya menyesuaikan.

Jika
user
mengaktifkan
verifikasi
dua
langkah
(TFA),
aplikasi
email
biasanya
memerlukan
password khusus aplikasi (application-specific password), bukan password akun biasa.

Detail server dapat berubah. Cek dokumentasi resmi Zoho Mail bila ada kendala.

5. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)

Masalah

Penyebab umum

Solusi

Menu Mailbox Actions
tidak terlihat

Akun Anda bukan
administrator dengan
hak penuh

Login memakai akun Super Admin.

Aplikasi email gagal
login

Password salah, atau
TFA aktif tanpa
password aplikasi

Periksa password. Buat password
khusus aplikasi bila TFA aktif.

Aplikasi tidak bisa
terhubung

POP/IMAP belum
diaktifkan atau salah
nama server/port

Pastikan tombol aktif (biru) dan cek
server serta port.

Email di HP dan laptop
berbeda

User memakai POP di
beberapa perangkat

Gunakan IMAP agar email tersinkron.

Email lama tidak ikut
terunduh (POP)

Dipilih Emails received
after the selected date

Ubah ke All emails in the account lalu
klik Update.

Email terhapus di
aplikasi tidak langsung
hilang di server

Pengaturan sinkronisasi
penghapusan pada
IMAP

Atur opsi penghapusan (expunge) di
aplikasi atau pengaturan Zoho Mail.

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 9

6. Ringkasan Cepat

Checklist Administrator

☐
Tentukan protokol yang dibutuhkan (IMAP direkomendasikan)

☐
Login sebagai administrator

☐
Users → klik nama user

☐
Mailbox Settings → Mailbox Actions

☐
POP ACCESS: geser ke biru, pilih opsi, klik Update

☐
IMAP ACCESS: geser ke biru

☐
Berikan pengaturan server kepada user dan uji koneksi

Panduan Administrator – Mengaktifkan POP3 dan IMAP | Halaman 10
← Kembali ke Menu Awal